Come scrivere in maniera gentile e perché farlo?
Prima di tutto una riflessione più generale sulla gentilezza come valore assoluto.
Sono personalmente convinto che la gentilezza possa salvare il mondo.
Non sarà a farlo la cultura, non sarà a farlo l’intelligenza, ma la gentilezza, quell’attengiamento di rispetto e amore profondo verso se stessi e verso le persone che ci circondano.
Io credo che se tutti fossimo un po’ più gentili il mondo sarebbe infinitamente migliore e saremmo tutti anche un po’ più felici.
Non dico che non ci sarebbero più guerre, ma quasi.
I motivi per cui ogni mattina mi sveglio e decido di essere gentile con me stesso e con tutte le persone che mi circondano sono sostanzialmente due.
Il primo è di natura etica, per così dire: io non ho idea, quando incontro qualcuno, di come stia in quel momento, della sua vita, e sono convinto che comunque meriti di essere trattato, in quanto essere vivente, con rispetto, amore e gentilezza. Penso che nessuno, in generale, meriti di essere trattato male.
Inoltre sono anche convinto che la portata, i risultati di ogni gesto di gentilezza vadano ben oltre il gesto stesso.
Immagina, ad esempio, quando ti svegli al mattino, di essere gentile con la tua compagna o il tuo compagno, con i tuoi figli, e di dirgli quanto gli vuoi bene e quanto sei felice di vederli.
Oppure quando incontri un collega o uno sconosciuto per strada, e gli auguri di cuore una bella giornata, regalandogli un sorriso.
Pensa invece di fare l’opposto, di rispondere in maniera brusca, o addirittura aggressiva, o semplicemente di ignorarli.
Io penso che la loro giornata sarà diversa, no? Nel primo caso porteranno dentro un po’ del tuo calore e della tua gentilezza, per cui quando incontreranno a loro volta un collega, un compagno di scuola o un altro sconosciuto, gli verrà spontaneo essere gentili con loro.
Nel secondo caso, saranno magari di cattivo umore, e saranno molto più scontrosi verso le persone che incontreranno.
Insomma, la gentilezza, così come l’aggressività e la negatività, hanno una capacità virale.
Il secondo motivo per cui quando mi sveglio decido di essere gentile è invece più egoistico.
Io sono convinto che ognuno di noi sia in grado di rispettare e amare se stesso tanto quanto ama e rispetta la persona che più detesta al mondo.
Questo perché il vero amore e rispetto è incondizionato, non è legato a qualunque cosa una persona possa dire o fare o “essere”.
Essere gentile con tutti, vuol dire ricordare costantemente alla mia mente che anche io merito gentilezza, amore, rispetto incondizionato, semplicemente in quanto essere vivente.
Detto questo credo sia giusto anche riflettere un momento so cosa la gentilezza non è.
Essere gentili non vuol dire essere passivi, o arrendevoli, anzi per me è proprio l’opposto. Occorre spesso molta forza e determinazione per essere gentili, ad esempio quando un’altra persona è aggressiva o irrispettosa verso di noi.
Comportarsi in maniera gentile non vuol dire neanche cercare di compiacere e rendersi amico qualcuno per nostro vantaggio, nella speranza di fargli fare quello che vogliamo noi.
Infine essere gentili non vuol dire essere passivo-aggressivi, ovvero ricoprire di formale gentilezza un’azione o una comunicazione che invece vogliono ferire o aggredire in qualche modo un’altra persona.
Fatta questa lunga ma doverosa premessa, veniamo al tema specifico di questo video.
Perché è importante sapere come scrivere in maniera gentile?
Perché, al di là di quanto detto fin’ora, la scrittura è uno strumento di comunicazione potente ma molto delicato.
Sicuramente è potente e utile: oggi infatti abbiamo molti altri strumenti di comunicazione a disposizione, dalla voce ai video.
Se vogliamo comunicare con qualcuno, possiamo chiamarlo, videochiamarlo, mandargli un messaggio vocale.
Eppure, nonostante questo, continuiamo a scrivere.
Perché?
Io credo che in parte sia dovuto all’abitudine, in parte al fatto che è uno strumento meno immediato e quando scriviamo qualcosa ci sentiamo più protetti emotivamente e più sereni, potendo correggere con calma il messaggio prima di inviarlo.
Inoltre è sicuramente uno strumento più discreto, ad esempio se stiamo comunicando con qualcuno e intorno a noi ci sono altre persone, e poi un messaggio scritto ha sicuramente il vantaggio di essere facilmente riletto successivamente, selezionando solo le parti più interessanti.
Perché però la scrittura è anche uno strumento molto delicato?
Perché se è vero che il 90% della comunicazione umana è non verbale, ovvero che comunichiamo il 90% delle informazioni tramite il linguaggio del corpo e l’utilizzo della voce, è sicuramente vero che nella scrittura tutte queste informazioni vanno perse.
Ma quello che è peggio, è che queste informazioni che non vengono trasmesse, vengono in realtà comunque ricostruite, nella propria mente, da chi invia il messaggio e da chi lo riceve, sulla base della propria esperienza, delle proprie supposizioni e del proprio stato d’animo attuale.
Il risultato è che il messaggio può essere molto facilmente frainteso, per cui ad esempio quello che può essere per me una mail amichevole, può essere letta da chi la riceve come una aggressione.
Quindi: come essere certi di comunicare in maniera corretta e gentile?
Per prima cosa credo sia importante applicare alcuni principi che ritengo fondamentali per qualunque comunicazione, e poi stare attenti ad altri che invece sono proprio specifici della scrittura.
Vediamo insieme i nove punti per me più importanti:
- l’intento è fondamentale, altrimenti ci freghiamo senza accorgercene. Per quanto ci possiamo sforzare di sembrare gentili e amichevoli, se in realtà non lo siamo e magari siamo invece arrabbiati, frustrati e abbiamo atteggiamenti aggressivi, è molto probabile che il nostro subconscio, la nostra mente, lascerà trasparire la cosa è l’interlocutore se ne accorgerà. A meno di non essere grandissimi attori, e forse neanche in quel caso. Lo so, magari stai pensando che un testo scritto sia molto più facile da mascherare, ma in realtà secondo me non è detto. Quindi cosa fare se in questo momento sono arrabbiato verso qualcuno ma non voglio scrivergli in maniera aggressiva? Semplicemente non farlo, aspetta cinque minuti, tanto una mail o un messaggio non saranno mai così urgenti. Pochi minuti sono sufficienti per calmarsi respirare, concentrarsi sul respiro e ritrovare il tuo equilibrio
- Fai attenzione al soggetto delle frasi. In generale, “tu” e “voi” sono molto pericolosi. Sempre meglio usare “io” o “noi”, o ancora meglio la terza persona facendo riferimento a fatti e non alle persone che hanno agito. Per farti un esempio: scrivere “non hai capito”, “non avete fatto”, “mi avete detto”, etc, sono molto rischiosi, perché possono facilmente essere interpretati come un’accusa aggressiva. Molto meglio scrivere “chiedo scusa ma temo di non essermi spiegato bene”, “questa cosa purtroppo non è stata fatta”, “purtroppo avevo capito che”
- Non andare mai sul personale, a meno che non si tratti di un chiaro complimento che non può essere frainteso. Altrimenti è buona regola parlare sempre e solo di fatti e conseguenze, non di colpe o responsabilità. Questo punto secondo me è molto importante, specialmente quando vuoi portare avanti una critica o segnalare un errore. Occore essere molto espliciti nel chiarire l’intento costruttivo della critica. Quindi per fare un esempio. “abbiamo perso un cliente perché non l’hai chiamato” è sicuramente una frasei interpretata come una aggressione da parte di chi legge. Ad esempio potrei invece scrivere “purtroppo deve esserci stato un fraintendimento, il cliente non è stato richiamato e l’abbiamo perso, vorrei quindi capire come possiamo fare in futuro per evitare casi simili”.
- Riconoscere sempre il punto di vista dell’interlocutore, anche se dovesse essere aggressivo e poco gentile. “Capisco cosa intendi e mi dispiace”, “mi spiace per quello che è successo e capisco il tuo punto di vista” sono ottimi punti di partenza per proporre un punto di vista alternativo o soluzioni future. Se stai pensando, “ma io non voglio scusarmi, perché ho ragione”, ci tengo a farti notare che dire “mi dispiace per come ti senti” non vuol dire “hai ragione, è colpa mia”, anzi. Vuol dire invece “mi dispiace che tu ti senta offeso, arrabbiato, frustrato, etc, anche se non penso proprio sia colpa mia”.
- A volte è meglio una telefonata. Le mail e i messaggi sono perfetti per comunicazioni di servizio, o come riassunto di una chiacchierata per chiarire per iscritto i punti più importanti, ma non per discutere. Se ci sono più di due rimpalli di messaggi o mail per discutere qualcosa, magari con una carica emotiva non neutra, sarebbe stato molto meglio telefonare o ancora meglio videochiamare.
- mai fare sarcasmo, usare doppi sensi o in generale essere ironici, a meno di non essere incredibilmente sicuri di conoscere la persona che leggerà il messaggio e di sapere come lo interpreterà. Ma sono casi rarissimi, che probabilmente puoi contare sulle dita di una mano.
- Essere concisi è un pregio e dimostra capacità e rispetto, ma mai essere sbrigativi, che invece è segno di mancanza di rispetto; sempre meglio una spiegazione in più che un sottointeso. Se le informazioni da mandare sono tante, può aver senso riassumerle con elenchi puntati per facilitare chi legge, ma poi lasciare una spiegazione più approfondita. Immagina di chiedere qualcosa a un collega o a un fornitore, o a un cliente, o a un amico. Magari questa cosa non si può fare e questa persona ti risponde semplicemente “no, ciao”. Fa un certo effetto, no? Come ti sentiresti invece se questa persona ti rispondesse “mi spiace, ma non si può fare per questo, questo e quest’altro motivo”? Già il fatto che abbia preso il tempo e l’impegno di mandarti una spiegazione dettagliata è sufficiente a dimostrarti che sta trattando con attenzione e rispetto la tua richiesta, no?
- Se ci aspettiamo che chi legge faccia qualcosa su nostra indicazione, siamo espliciti, aiutandolo ad andare al punto senza doversi perdere nei dettagli della comunicazione, specialmente se ad esempio è una mail indirizzata a più persone. Significa dimostrare rispetto per il tempo delle altre persone. Ad esempio se mandi una mail di cinquanta righe con dieci persone in copia conoscenza e ti aspetti che ciasciuna di esse faccia qualcosa che indichi nella mail, probabilmente rimarrai deluso, e farai innervosire anche chi riceve la mail.
Molto meglio un elenco puntato in cui esplicitamente chiedi ad ogni singola persona di fare una specifica azione, lasciando poi al resto della mail eventuali dettagli e spiegaizoni - evita le formule standard. Ad esempio tra “grazie” e “ti ringrazio davvero tanto per quello che hai fatto”, la differenza comunicativa è enorme. Lo stesso vale per il saluto. Scrivere “cordiali saluti” o “saluti” è assolutamente inutile, anzi quasi fastidioso. Se esci dallo schema e ti impegni a metterci un paio di parole in più la tua comunicazione risulterà infinitamente più personale e sentita. Ad esempio puoi scrivere “le auguro un buon lavoro, una buona serata e un buon fine settimana” se è venerdì, oppure “ti auguro una felice settimana” se è lunedì, e così via.
Questo è tutto, ci sarebbero tante altre idee da aggiungere ma credo di aver citato i punti più ricorrenti ed importanti. Nel dubbio, suggerisco di tornare sempre al punto 1: l’intento è fondamentale, che non si sbaglia mai.
Se vi viene in mente qualcos’altro, per favore scrivetelo nei commenti e sarà felice di analizzarlo con voi.
Grazie mille per avermi letto fin qui, a presto!
