Come essere MENO STRESSATI e PIÙ EFFICIENTI: il metodo Getting Things Done

Ti senti stressato, sommerso dalle cose da fare e hai la paura costante di non riuscire a fare tutto o di dimenticarti qualcosa di importante?
Non preoccuparti, è normalissimo e assolutamente comune a tutti, specialmente negli ultimi anni in cui siamo iper-connessi e sempre più iperattivi.
La buona notizia è che ci sono tecniche ormai collaudate e verificate per ridurre drasticamente lo stress e, allo stesso tempo, aumentare la tua efficienza.

Io mi chiamo Giorgio Luciani e pubblico settimanalmente video e articoli che spero possano aiutarti a vivere più felice e più pienamente la tua vita, raccontando tutto quello che ha funzionato per me, parlando di felicità, mindfulness e meditazione.
Se non l’hai ancora fatto, iscriviti qui sul canale youtube o sulla newsletter sul mio sito giorgioluciani.it per ricevere una notifica ogni volta che pubblico un nuovo video.

Ma veniamo al motivo per cui stai guardando questo video.
Per prima cosa una domanda fondamentale: da cosa deriva lo stress?
Lo stress è una condizione di difficoltà in cui normalmente ci troviamo quando percepiamo come eccessivi compiti che dobbiamo fare. Non entrerò nel dettaglio di spiegazioni scientifiche e psicologiche anche perché non ne sarei in grado.
Nella pratica voglio fare riferimento alla costante sensazione di avere troppe cose da fare e di avere troppo poco tempo per farle tutte, sensazione che molto probabilmente è capitato anche a te di provare, o forse stai provando proprio in questo momento.
Credo infatti che abbiamo tutti prima o poi sperimentato quel senso di inadeguatezza e spavento di fronte a un fiume di email che continua a intasare la nostra posta elettronica, progetti da finire, telefonate in arrivo e telefonate da fare, attività extra lavorative e commissioni da terminare.

Osservare con attenzione, in maniera mindful questa sensazione, è per me un’esperienza molto interessante.
Ho capito che:

1. non è tanto la quantità di cose da fare a mettermi a disagio, quanto piuttosto la paura di non essere in grado di gestirle, la sensazione che mi stia sfuggendo qualcosa di importante
2. ogni nuova attività da fare si accumula nella mente sopra tutte le altre e continua costantemente a consumare in qualche modo energia, anche se non me ne sto attualmente occupando (qualcuno li chiama cicli aperti)
3. il compito più faticoso in termini di tempo ed energia diventa gestire le cose da fare, controllando costantemente quelle in ingresso, scegliendo quelle più importanti, rivedendo mentalmente ogni volta l’elenco di tutto quello che resta da fare
4. la mia mente non riesce mai a concentrarsi al cento per cento su una attività, ma continua in qualche modo a passare da una all’altra, riducendo drasticamente la mia capacità di focalizzarmi e portare a termine in maniera rapida una attività; mentre sto scrivendo o registrando questo video ad esempio se mi arriva una mail e decido di leggerla, o di ne leggerne anche solo il titolo, poi mi ci vorrà del tempo per riprendere la scrittura di questa frase
5. la mia mente non è in grado di scegliere lucidamente quale sia la migliore attività da compiere volta per volta: normalmente la scelta ricade infatti sulle attività che vengono percepite come urgenti, indipendentemente dalla loro importanza. Il problema è che ciò implica che le attività importanti ma non urgenti vengono normalmente rimandate costantemente
6. la mia mente tende a procrastinare: se sto lavorando a una attività che non mi piace, che mi risulta difficile, automaticamente mi ritroverò a fare qualcosa di più semplice e meno spiacevole, come controllare le mail o, peggio, il cellulare o una pagina di notizie online

Ovviamente tutti questi problemi tendono ad innescare un circolo vizioso in cui la perdita di efficienza aumenta lo stress che a sua volta riduce ulteriormente l’efficienza.

Essere mindful, vedere con chiarezza e curiosità questi meccanismi mentali, accettandoli per quello che sono, indubbiamente aiuta a non subirli passivamente, a ridurre la sensazione di sopraffazione e a gestire meglio le priorità.
Ci sono però degli strumenti che ci possono aiutare in maniera pratica eliminando alla radice le cause di queste sensazioni negative: si tratta di metodologie di organizzazione del lavoro, che vengono inventate e proposte ormai da decenni.

Quello sicuramente più famoso è il metodo Getting Things Done (GTD) di David Allen.
La metodologia di Allen può essere molto articolata e se vuoi approfondire ti consiglio di leggere il suo libro.
Oggi l’approccio proposto potrebbe sembrare un po’ datato, ma credo che il suo enorme valore sia più nei principi su cui si fonda che sull’implementazione pratica, di cui tra l’altro si trovano ormai infinite varianti che sfruttano strumenti che vanno da un quaderno per gli appunti a nuove piattaforme tecnologiche.

Ma quali sono i principi fondamentali del metodo GTD?
Il principio di base è che tenere occupata la mente con la gestione delle cose da fare è assolutamente improduttivo, come ho detto prima.
La gestione può essere completamente delegata a uno strumento basato sulla scrittura: ogni volta che segni un’attività fra le cose da fare, se hai la certezza che quello che hai segnato non andrà perso, puoi completamente dimenticarmene.
Sembra una banalità ma è un punto fondamentale e la sensazione di liberazione che ne deriva non è immaginabile finché non si prova.

Avere un processo standard e collaudato per gestire le attività da fare, basato su passaggi semplici e chiari, ti libera completamente dallo stress dell’organizzazione.
Indipendentemente dalla natura e dalla quantità delle attività da fare, devi semplicemente ripetere meccanicamente le stesse operazioni e sarai certo che avrai ottimizzato al meglio il tuo tempo (in pratica, sarai sicuro che di più non avresti comunque potuto fare)

Si tratta quindi semplicemente del vecchio sistema della lista della spesa?
Non esattamente, e adesso ti spiego perché.

L’idea di base è quella di tenere una lista di cose da fare per ogni tipo di attività che normalmente svolgi.
Ad esempio in questo momento ho tre liste differenti: lavoro, personale e vlog. Ogni lista viene poi suddivisa in stadi che identificano lo stato di una attività, che a sua volta è rappresentata da un foglietto, reale o virtuale, che può essere spostato da uno stadio a un altro. La suddivisione in stadi può ovviamente variare da persona a persona e anche dalla tipologia di attività.

Nel mio caso, ogni lista è composta dai seguenti stadi:

1. Progetti: qui metti tutte le cose che vuoi realizzare sul lungo periodo.
   Ogni progetto sarà probabilmente poi composto da tante attitività minori di cui ti occuperai singolarmente e rimarrà quindi fermo in questo stadio a lungo; pur non gestendoli quotidianamente è comunque importante avere sempre in vista gli obiettivi di lungo periodo per rimanere focalizzati su ciò che importante nel momento in cui si decide quali compiti pratici svolgere volta per volta
2. Da fare: qui puoi mettere tutte le nuove attività
3. In esecuzione: consiglio di tenere in questo stadio due o al massimo tre attività su cui hai intenzione di lavorare per la prossima o per le prossime ore, ovverò finché non valuterai nuovamente quali attività svolgere
4. In attesa: qui puoi spostare tutte le attività che richiedono un intervento esterno per proseguire (ad esempio la risposta di qualcuno a una tua email)
5. Forse un giorno: qui puoi spostare le attività che sono rimaste a lungo nella lista “da fare” e che puoi rimandare a quando sarai particolarmente libero da impegni (cioè mai, in realtà)
6. Fatto: qui puoi spostare le attività terminate. Questo stadio può sembrare superfluo, perché potresti semplicemente cancellare le attività una volta che le hai terminate, ma in realtà ti accorgerai che spostare una attività nello stadio di completato ha un forte impatto positivo sulla tua mente, perché le dà un forte segnale di realizzazione e aiuta a renderti conto di tutte le cose che hai fatto, indipendentemente dal risultato e da fattori esterni

Vediamo ora come gestire le liste:
La cosa più importante è abituarti a mantenere separate le operazioni sulle liste dalla realizzazione delle attività stesse, ovvero dividere le operazioni di inserimento, di gestione e di esecuzione delle attività:

1. inserimento di nuove attività: a meno di interruzioni esterne inevitabili (ad esempio una telefonata), dedicati all’inserimento di nuove attività una volta ogni ora o ogni due ore.
   Per essere pratici: controllare la posta in arrivo o le notifiche sul cellulare rientra in questo stadio.
   Quando poi hai una nuova attività da inserire, non preoccuparti di quando e come la eseguirai (a meno ovviamente che non sia una urgenza molto importante), ma limitati semplicemente ad aggiungerla alla lista delle cose “da fare”.
   Poi puoi anche dimenticartene, perché hai la tranquillità che l’attività verrà comunque portata a termine.
   Nel caso della posta elettronica, ti suggerisco di operare in questo modo: andando in ordine dalla più vecchia alla più recente, passa in rassegna ogni mail.
   Per ognuna valuta se sia richiesta una nuova attività che devi fare.
   Se non c’è nulla da fare, leggila e spostala in un’altra cartella “archivio”.
   Se devi fare qualcosa, la regola è semplice: se richiede meno di tre minuti fallo subito, altrimenti aggiungi una nuova attività nello stadio “da fare” e poi sposta la mail nella cartella “archivio”.
   Al termine dell’operazione la casella di posta in ingresso dovrà sempre essere vuota (raggiungendo lo stato che gli americani chiamano “inbox zero”). Sembra una forzatura ma in realtà è molto importante: perché il sistema funzioni devi essere certo che tutte le tue attività da fare siano in un’unica lista. Lasciare email nella posta in arrivo significa creare una seconda lista parallela, col risultato che molto presto inizierai a passare da una all’altra e perderai la serenità e lucidità mentale che è proprio l’obiettivo di questo sistema.
2. gestione della attività: puoi farlo all’inizio della giornata, oppure dopo aver spostato tutte le attività da “in esecuzione” a “fatto”.
   In pratica guarda la lista completa delle cose da fare e decidi quali saranno le prossime cui ti dedicherai prima di tornare a controllare le attività in attesa.
   L’aspetto più critico qui è la valutazione di quale sia l’attività più importante da fare. Avendo di fronte l’elenco completo di tutto quello che devi fare scegli con la tranquillità di non poter fare di più né meglio.
   Se non riuscirai a portare a termine tutto quello che hai in elenco, vorrà dire che farai solo le cose più importanti e le altre aspetteranno o verranno spostate nella lista “Forse un giorno”. E’ importante in questo momento valutare bene quali attività siano urgenti e quali siano importanti. Scegliere serenamente può anche voler dire dedicarsi a una attività importante non urgente e tralasciarne una urgente poco importante (per questo è sempre utile avere sotto gli occhi gli obiettivi di lungo periodo).
3. esecuzione delle attività: una volta scelte le attività “in esecuzione”, puoi dedicarti completamente ad esse, chiudendo ogni altro programma non necessario, come la posta elettronica, se sei al computer
4. eliminazione della attività terminate: una volta alla settimana archivia le attività terminate rimuovendole dallo stadio “fatto”. Come ho detto, potresti pensare di eliminarle direttamente dallo stadio “In esecuzione” una volta terminate, ma lo sconsiglio perché spostare una attività in “fatto” dà soddisfazione ed è un segno tangibile del lavoro svolto che aiuterà la tua mente ad affrontare ulteriore lavoro.

Vediamo adesso un possibile strumento gratuito che puoi utilizzare per implementare questa tecnica.
E’ sicuramente possibile realizzare questo sistema con infiniti strumenti diversi, da un blocchetto per gli appunti a lavagne con postit a programmi anche molto complessi. Personalmente uso da anni e ti consiglio Trello, un programma online gratuito che trovo completo ma molto semplice e piacevole da usare.

Tra le funzionalità che apprezzo particolarmente di Trello val la pena citare:

1. E’ possibile utilizzarlo con un browser web su pc ma anche tramite le app per Android e iOS, ovviamente sincronizzando le proprie attività su diversi dispositivi, per cui avrai accesso alle tue liste in qualunque momento e in qualunque situazione.
   Ad esempio se stai guidando e ti viene in mente una attività da aggiungere alle cose da fare, puoi semplicemente dettarla a voce al cellulare per ritrovarla poi nella lista scelta
2. consente di assegnare ad ogni attività un’etichetta colorata, che puoi usare per definire la priorità dell’attività: ad esempio verde sarà poco importante, rosso molto importante
3. consente di aggiungere ad ogni attività una data di scadenza, così da segnare eventuali urgenze o limiti temporali
4. è possibile generare automaticamente una nuova attività semplicemente mandando una mail a Trello: ad esempio per creare una attività partendo da una mail è sufficiente inoltrarla all’indirizzo di Trello
5. è possibile condividere le liste con altri utenti, in modo da poter lavorare su progetti condivisi
6. è possibile cambiare lo sfondo delle liste, perché vedere le proprie attività su un bel tramonto di montagna è diverso che vederle su uno sfondo blu

Il sistema può sembrare complicato, ma è dopo averlo provato che ti renderai conto di quanto aiuti effettivamente a liberare la mente, dandoti la possibilità di focalizzare le tue forze su ciò che è davvero importante e sopra tutto di vivere serenamente anche situazioni d’emergenza con grandi moli di lavoro.

Se hai qualunque dubbio o suggerimento, scrivilo nei commenti, sarò felice di risponderti e aiutarti come meglio posso.

Grazie per avermi ascoltato fin qui e a presto!